Comptabilité de votre association : ce qu’il faut savoir

Pour une association de patient, le fait de mettre en place une gestion comptable efficace relève parfois du parcours du combattant. Quelles sont vos obligations légales en matière de tenue d’une comptabilité ? Expert-comptable ou plateforme accessible en ligne : pour qui et pour quoi faire ? Eclairage.

La loi du 1er juillet 1901 n’impose pas aux associations de déposer leurs comptes...

…SAUF SI : 

  • Les statuts contiennent des règles précises sur l’obligation de tenir une comptabilité ou si l’assemblée générale ou autorité administrative en fait la demande (dans le cas d’une association reconnue d’utilité publique).
  • Elles bénéficient d’un agrément délivré par une autorité administrative, reçoivent des subventions, exercent une activité économique particulière, emploient du personnel salarié…
  • L’association exerce une activité commerciale ou une activité imposable (à l’impôt sur les sociétés ou à la TVA notamment)

Si ce n’est pas obligatoire pour toutes les associations, il est vivement recommandé de tenir une comptabilité pour trois raisons :

  • Économique : seule une comptabilité tenue régulièrement peut permettre aux dirigeants d’une association de « suivre » et de contrôler la gestion de l’association. C’est l’outil indispensable pour assurer la pérennité de l’association et mener une politique de développement.
  • Démocratique : présenter des comptes compréhensibles et vérifiables aux adhérents qui ont légalement accès à la comptabilité de leur association, et ont droit à toutes les explications qu’ils demandent.
  • Juridique : pouvoir présenter des comptes clairs et précis à toute demande des autorités ou services autorisés.

Pour les associations non tenues de déposer leurs comptes, plusieurs options :

Faire appel à un expert-comptable

  • Avantages : ces professionnels gèrent les aspects sociaux et la comptabilité avec une garantie. C’est plus confortable.
  • Inconvénients : c’est plus cher qu’une solution de comptabilité disponible sur Internet.

Opter pour une plateforme de comptabilité en ligne

  • Avantages : ces outils sont adaptés aux petites associations, et plus fiables qu’un outil classique de type Excel. L’accès est sécurisé et consultable par plusieurs personnes de l’association grâce à un code utilisateur et un mot de passe. Possibilité également de brider l’accès à certaines informations.
  • Inconvénients : Problème de responsabilité (impôtS…), solution peu adaptée aux associations qui comptent des salariés (car il existe des obligations légales de transmission informatisée des bulletins de paie).

La compta en ligne en 4 questions/réponses

  • La comptabilité en ligne, qu’est-ce que c’est ?

La comptabilité en ligne est une alternative intéressante à l’achat de logiciels de comptabilité. En louant un accès à un logiciel de comptabilité sur Internet, une structure de petite taille peut réaliser de vraies économies de temps et d’argent.

  • Comment ça marche ?

La comptabilité en ligne s’effectue généralement en mode ASP (Application Service Provider ou FAH en français pour Fournisseur d’Applications Hébergées) ou en mode SaaS (Software as a Service ou en français Logiciel en tant que service). Le logiciel n’est pas installé sur l’ordinateur de la structure, et les utilisateurs y accèdent depuis n’importe quel PC ou Mac connecté à Internet via un mot de passe et un identifiant.

  • Quels sont les logiciels les plus connus ?

Les plus connus sont Sage One, Ciel, Cegid, macompta.fr et Zefyr. Toutefois, il en existe de nombreux autres sur le marché. N’hésitez pas à bien vous renseigner et à vous faire conseiller, en fonction de vos besoins et de vos budgets.

  • Combien ça coûte ?

Tout dépend du niveau d’informations demandé. Les tarifs varient de 75€ par an pour une comptabilité simplifiée, à 239 € par an pour une comptabilité complète (devis, facturation, encaissements, immobilisations, liasse fiscale).

Les points de vigilance à retenir

>> Conserver tous vos documents, à savoir :

- Existence de l’association (à conserver de manière illimitée)

- Fonctionnement de l’association (à conserver au moins 5 ans)

- Documents financiers (comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives, à conserver au moins 10 ans)

- Documents fiscaux (à conserver au moins 6 ans)

- Documents concernant le personnel : bulletins de paie, registre du personnel, contrats de travail… (à conserver au moins 5 ans)

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