Travailler avec les outils participatifs de Google

Les membres de votre association ne peuvent se réunir qu’occasionnellement. Or, vos projets communs (préparation d’événements, rédaction d’articles, gestion de comptes adhérents, présentations, etc.) ont besoin de se construire et d’avancer.

Avez-vous pensé à mettre en place des outils participatifs en ligne ?

Google Drive est un nouveau service totalement gratuit de Google. Il vous propose toute une série d’outils bureautiques collaboratifs, disponibles sur le Cloud. Ainsi, vous allez pouvoir créer, modifier et partager en ligne tous vos documents et les modifier, en simultané, le plus simplement du monde, avec les personnes de votre choix.

Nous vous proposons de découvrir ce nouveau service qui a su intégrer les forces de Google Documents.

Que contient Google Drive ?

Google Drive est tout d’abord une gamme bureautique complète, 100% en ligne.
Vous pouvez disposer notamment des logiciels suivants :

Ces logiciels Google Documents sont désormais intégrés à Google Drive et vont vous permettre de créer différents types de documents en ligne, de les modifier en même temps que d’autres personnes, en temps réel, et de les stocker dans votre espace dédié.

Ils sont complétés d’applications qui vous permettront d’enrichir vos documents :

• GOOGLE KEEP
• GOOGLE FORMULAIRES
• GOOGLE DESSINS
• GOOGLE APPS SCRIPT
• GOOGLE FUSION TABLES

Un espace de stockage gratuit et en ligne sur le Cloud

Google Drive met gratuitement à votre disposition un espace de stockage 15Go sur ses serveurs.

Si cet espace ne suffit plus, Google vous propose différentes options pour acheter de l’espace de stockage supplémentaire pour Google Drive qui peut également accueillir Google+ Photos et Gmail.

Pour plus d’information sur l’espace de stockage Google Drive.

Avantages

• Aucune installation de logiciel sur votre ordinateur et ceux de vos collaborateurs
• L’accès et l’utilisation de ces logiciels sont totalement gratuits

Inconvénients

• Il est nécessaire d’avoir une connexion Internet pour accéder à son compte et à ses documents
• Sur le Cloud de Google Drive, il est possible de partager des documents, à la condition que l’ensemble des utilisateurs ait un compte Google

Les principales fonctionnalités des logiciels proposées par Google Drive

Nous reprenons ici les descriptifs des principales fonctionnalités des trois logiciels principaux de Google Drive, tels que publiés par Google dans ses Guides d’utilisation.

GOOGLE DOCS

(Traitement de texte et documents de présentation. Logiciel similaire à Microsoft Word)

• Importer un document Word et le convertir en document Google
• Appliquer un style et une mise en forme à vos documents en définissant les marges, l’interligne, les polices et les couleurs pour laisser libre cours à votre fantaisie ; vous retrouvez toutes les fonctionnalités existantes sur Word
• Inviter d’autres personnes à collaborer avec vous sur un document, en les autorisant à le modifier, à le commenter ou uniquement à l’afficher
• Collaborer en ligne en temps réel et chatter avec vos collaborateurs, sans quitter le document
• Afficher l’historique des révisions du document et rétablir n’importe quelle version précédente
• Télécharger un document Google sur votre ordinateur au format Word, OpenOffice, .RTF, .PDF, .HTML ou .ZIP
• Traduire un document dans une autre langue
• Envoyer votre document par e-mail à d’autres personnes sous forme de pièce jointe

GOOGLE SLIDES

(Logiciel de présentations. Logiciel similaire à Microsoft PowerPoint)

• Créer et modifier des présentations
• Modifier une présentation en même temps que d’autres et les partager
• Importer des fichiers .PPTX et. PPS, les convertir en présentations Google
• Télécharger vos présentations sous forme de fichier .PDF, .PPT ou .TXT
• Insérer des images et des vidéos dans votre présentation
• Publier et intégrer vos présentations sur un site Web

GOOGLE SHEETS

(Tableur et feuilles de calcul. Logiciel similaire à Microsoft Excel)

• Importer des données au format Excel, .CSV, .TXT et .ODS, et les convertir en feuille de calcul Google
• Exporter des données au format Excel, .CSV, .TXT ou .ODS, ainsi que des fichiers .PDF et .HTML
• Utiliser des formules pour réaliser des calculs à partir de vos données
• Chatter en temps réel avec les utilisateurs qui modifient votre feuille de calcul
• Créer des graphiques à partir de vos données
• Intégrer entièrement ou partiellement une feuille de calcul à votre blog ou à votre site Web

De nombreux autres logiciels complémentaires vous sont proposés, dont deux nous semblent intéressants pour organiser les travaux de vos associations :

GOOGLE FORMS

Organisez un sondage ou créez la liste des membres d’une équipe à partir d’un simple formulaire Web, et retrouvez les résultats organisés dans une feuille de calcul.

GOOGLE DRAWINGS

Mettez de la couleur dans vos documents, présentations et sites Web en créant facilement des graphiques et des diagrammes.

Installer Google Drive

Une inscription à GOOGLE est nécessaire

Pour créer un compte : https://accounts.google.com/SignUp?hl=fr

Synchronisez vos documents sur tous vos supports informatiques

Pour synchroniser vos outils informatiques (ordinateurs PC ou Mac, tablettes, mobiles) avec le Cloud de Google Drive, installez l’application Google Drive Sync sur tous vos appareils.

Grâce à votre compte Google, la synchronisation s’effectuera automatiquement dès que l’appareil sera connecté à Internet.

Tout fichier modifié en ligne ou sur un autre appareil se mettra à jour sur tous vos appareils configurés avec Google Drive.

Contrôlez l’accès à vos documents

Il existe trois niveaux de confidentialité pour vos documents. Vous pouvez régler le statut de vos documents en réglant les paramètres de partage sur :

Accès Privé

Par défaut, tout ce que vous créez, synchronisez ou importez dans Google Drive est initialement défini comme privé.

Lorsque vous créez un document privé, vous êtes la seule personne à pouvoir y accéder. Ce mode « Privé » est l’option idéale pour vos documents confidentiels.

Tous les utilisateurs disposant du lien

Le principe est simple : seules les personnes qui possèdent l’URL exacte du document, du fichier ou du dossier peuvent le consulter, puis le modifier.

Cette option convient tout à fait au cas où vous voulez faciliter l’accès à certaines personnes à une information sélectionnée, comme le programme d’un évènement ou la présentation de votre association.

Public

En sélectionnant cette option, vos documents sont accessibles à tous les internautes. Les documents et fichiers publics peuvent apparaître dans les résultats de recherche, et toutes les personnes qui en obtiennent l’adresse Web peuvent y accéder.

En utilisant également l’option « Autoriser tous les utilisateurs à commenter ce document » et/ou « Autoriser tous les utilisateurs à modifier ce document », toutes les personnes qui accèdent au document peuvent également le modifier et y insérer des commentaires.

Cette option est parfaite pour diffuser une actualité, un tract pour promouvoir un évènement de l’association, etc.

Trois niveaux d’accès à vos documents

En plus des statuts de vos documents, vous pouvez également préciser leur niveau d’accès ; comprenez par-là les interventions et actions possibles ou limitées que vous concédez aux internautes.

Google Drive propose trois niveaux d’accès :

Consultation autorisée

Le collaborateur peut voir votre document ; en temps réel, vous êtes informé des personnes qui le consultent.

Modification autorisée

L’internaute peut modifier le contenu du document et collaborer pleinement à ces modifications. Toutes les modifications sont enregistrées et archivées avec le nom de son auteur. Vous avez accès à l’historique très simplement.

Commentaire autorisé

Uniquement pour les feuilles de calcul, présentations et documents texte.

La question de la sécurité de vos données

La question de la sécurité est une question récurrente et importante lorsqu’il s’agit de stocker ses documents – parfois confidentiels – sur Internet.

Aussi, évoquons-la ; nous vous laissons le soin de peser le pour et le contre.

Avantages

• Pour transmettre ou archiver vos documents, vous utilisez CD-Rom, DVD-Rom, clés-USB ou disque dur externe ? Savez-vous qu’en procédant de la sorte, vous pouvez contribuer à la fuite des informations de votre organisation ?
• L’ensemble de vos documents peut être stocké en un seul endroit, sur les serveurs hautement sécurisés de Google. Vos documents sont stockés plusieurs fois, sur plusieurs serveurs répartis dans le monde. La perte de documents devient impossible.
• Toutes les trois minutes, Google Drive enregistre une version de vos documents Google Docs. Ainsi, vous pourrez à tout moment retrouver une version antérieure et la version la plus récente de votre document. Plus de contenu effacé ou modifié par erreur !
• Google Drive, tout comme l’ensemble des services Google sont protégés par de puissants anti-virus.
• Grâce aux codes et règles d’accès Google Drive, vous pouvez définir qui peut consulter ou modifier les documents. Un système d’alerte vous permet aussi de recevoir un e-mail à chaque fois qu’un document est modifié ou consulté.
• En cas de vol de votre ordinateur ou de votre disque dur, vos documents ne seront pas accessibles car votre identification Google Drive est nécessaire.

Inconvénients

• La sauvegarde en ligne peut poser des questions de confidentialité, comme tous les systèmes de stockage en ligne.
• Le système ne pourra jamais être à 100% sécurisé. Preuve en est l’actualité récente liée aux agissements des agences de sécurités nationales ou aux opérations de hacking.

Utiliser Hangouts pour communiquer rapidement avec vos collaborateurs

Google Hangouts est une alternative à Skype pour organiser des réunions virtuelles en ligne et faciliter le travail collaboratif. Cet outil propose notamment les fonctionnalités suivantes :

• Audio ou visioconférence jusqu’à 10 participants par internet,
• possibilité de joindre ou d’être joint par téléphone, via le service de téléphonie par IP Google Voice (payant),
• chat par écrit avec les membres de l’appel vidéo,
• partage d’écran, et accès aux applications Google Docs : texte, tableur et présentation,
• diffusion en direct de la visioconférence sur YouTube.

Ce service est accessible depuis :

• L’interface de Google Plus,
• le service de messagerie Gmail,
• les applications mobiles Google Hangouts (Android, iOS)