Planifier une réunion avec Doodle

La boîte à outils des assos Septembre 2015 - Actualisé en août 2020 10 min
Planifier une réunion, un évènement et même lancer un sondage express est chose facile en utilisant les services de DOODLE. Gratuitement, rapidement et sans rien avoir à installer sur son bureau, cet va vous faire gagner beaucoup de temps !

Planifier une réunion

Gérer les disponibilités des uns et des autres peut devenir un vrai casse tête et le nombre d’aller retours est vraiment laborieux. Heureusement, des outils permettent d’organiser des réunions en mode collaboratif. Doodle, notamment, est devenu en peu de temps un standard.

En quelques clics, vous pouvez créer une invitation pour une réunion de travail et l’envoyer instantanément à vos collègues concernés par l’évènement. C’est surtout une excellente solution pour trouver une date susceptible de coïncider avec les agendas ed différents participants. De quoi se faciliter la vie. Pour cela, il suffit de se rendre sur www.doodle.com

Nul besoin de créer un compte, ce service en ligne complètement gratuit propose de gérer un planning interactif où les utilisateurs – après avoir renseigné leur nom – cochent leurs disponibilités pour des dates proposées et ajoutent un commentaire si nécessaire. A chaque changement, l’agenda se met à jour et les invités sont prévenus par e-mail.

  • La planification se fait en 4 étapes très simples :
  • Directement à l’arrivée sur le site, vous renseignez le titre de l’évènement,
  • Vous décrivez l’objectif de votre réunion ou le thème de l’événement,
  • Vous choisissez une ou plusieurs dates et des plages horaires,
  • DOODLE génère une page web intégrant votre planning, ainsi qu’un lien que vous allez pouvoir envoyer à vos invités pour leur demander confirmation de leur participation. Le lien pourra être envoyé par e-mail ou via les réseaux sociaux (Twitter ou Facebook).

A la fin du processus, DOODLE vous envoie automatiquement un e-mail récapitulatif et un lien d’administration vous permettra de modifier, de clore, de supprimer, d’exporter votre planning.

DOODLE vous aide à créer des sondages express

Vous vous interrogez sur le choix d’un lieu pour une réunion, un colloque, un événement ? Faites un petit sondage parmi vos collaborateurs ou vos partenaires. DOODLE vous permet de mettre en ligne un questionnaire simple et de demander à vos contacts d’y répondre.

Alternatives à DOODLE

S’il est sans doute le plus populaire, Doodle n’a pas le monopole. Framadate est de ses principaux concurrents. Pas de publicité et pas d’utilisation de vos données. Framadate fait partie d’une suite de logiciels libres développée par l’association Framasoft L’utilisation est simple et gratuite. ToolToPlan est une autre alternative qui facilite la gestion de réunions ou d’événements récurrents. Cet ouil va encore plus loin avec des options pour, par exemple, limiter le nombre de places disponibles. Une fois le nombre maximum d’inscrits atteint, le service crée automatiquement une liste d’attente. 

Attention

DOODLE est un site ouvert et non sécurisé. Evitez de mettre dans vos planifications et sondages des données sensibles qui pourraient être récupérées.

À savoir !

Il est possible d'ouvrir un compte gratuit sur DOODLE : celui-ci vous permettra d'accéder à quelques fonctionnalités supplémentaires : centraliser la gestion de vos plannings et synchroniser vos plannings avec votre carnet d’adresse.

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