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Travailler avec les outils participatifs de Google

Les membres de votre association ne peuvent se réunir qu’occasionnellement. Or, vos projets communs (préparation d’événements, rédaction d’articles, gestion de comptes adhérents, présentations, etc.) ont besoin de se construire et d’avancer.

Avez-vous pensé à mettre en place des outils participatifs en ligne ?

Google Drive est un nouveau service totalement gratuit de Google. Il vous propose toute une série d’outils bureautiques collaboratifs, disponibles sur le Cloud. Ainsi, vous allez pouvoir créer, modifier et partager en ligne tous vos documents et les modifier, en simultané, le plus simplement du monde, avec les personnes de votre choix.

Nous vous proposons de découvrir ce nouveau service qui a su intégrer les forces de Google Documents.

Logo de Google Drive

Que contient Google Drive ?

Google Drive est tout d’abord une gamme bureautique complète, 100% en ligne.
Vous pouvez disposer notamment des logiciels suivants :

Outils

GOOGLE DOCUMENTS – Traitement de textes
Compatibilité : .doc, .docx, .html, .txt, .rtf

GOOGLE PRÉSENTATIONS – Présentations sur slides
Compatibilité : .ppt, .pps, .pptx

GOOGLE FEUILLES DE CALCUL – Tableur
Compatibilité : .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab

Ces logiciels Google Documents sont désormais intégrés à Google Drive et vont vous permettre de créer différents types de documents en ligne, de les modifier en même temps que d’autres personnes, en temps réel, et de les stocker dans votre espace dédié.

Ils sont complétés d’applications qui vous permettront d’enrichir vos documents :

Un espace de stockage gratuit et en ligne sur le Cloud

Google Drive met gratuitement à votre disposition un espace de stockage 15Go sur ses serveurs.

Si cet espace ne suffit plus, Google vous propose différentes options pour acheter de l’espace de stockage supplémentaire pour Google Drive qui peut également accueillir Google+ Photos et Gmail.

Pour plus d’information sur l’espace de stockage Google Drive : https://support.google.com/drive/answer/2736257?hl=fr&ref_topic=2375005

À savoir !

Pour connaître le volume utilisé par vos documents, photos et email sur l’espace de stockage qui vous est alloué : connectez-vous à Google Drive et regardez le message situé en bas à gauche de la page. En passant la souris sur celui-ci, vous affichez une fenêtre pop-up qui indique l’utilisation de votre stockage dans Gmail, Drive, et Google+ Photos.

Avantages

Inconvénients

Les principales fonctionnalités des logiciels proposées par Google Drive

Nous reprenons ici les descriptifs des principales fonctionnalités des trois logiciels principaux de Google Drive, tels que publiés par Google dans ses Guides d’utilisation.

L’interface d’accueil de GOOGLE DRIVE permet de créer et gérer de multiples documents
Les icônes de la suite bureautique

GOOGLE DOCS

(Traitement de texte et documents de présentation. Logiciel similaire à Microsoft Word)

GOOGLE SLIDES

(Logiciel de présentations. Logiciel similaire à Microsoft PowerPoint)

GOOGLE SHEETS

(Tableur et feuilles de calcul. Logiciel similaire à Microsoft Excel)

De nombreux autres logiciels complémentaires vous sont proposés, dont deux nous semblent intéressants pour organiser les travaux de vos associations :

GOOGLE FORMS

Organisez un sondage ou créez la liste des membres d’une équipe à partir d’un simple formulaire Web, et retrouvez les résultats organisés dans une feuille de calcul.

GOOGLE DRAWINGS

Mettez de la couleur dans vos documents, présentations et sites Web en créant facilement des graphiques et des diagrammes.

Installer Google Drive

Une inscription à GOOGLE est nécessaire

Pour créer un compte : https://accounts.google.com/SignUp?hl=fr

À savoir !

Pour configurer Google Drive et faire vos premiers pas, rendez-vous sur :Inscription Google Drive

Synchronisez vos documents sur tous vos supports informatiques

Pour synchroniser vos outils informatiques (ordinateurs PC ou Mac, tablettes, mobiles) avec le Cloud de Google Drive, installez l’application Google Drive Sync sur tous vos appareils.

Grâce à votre compte Google, la synchronisation s’effectuera automatiquement dès que l’appareil sera connecté à Internet.

Tout fichier modifié en ligne ou sur un autre appareil se mettra à jour sur tous vos appareils configurés avec Google Drive.

À savoir !

Un didacticiel est à votre disposition sur le site de Google Drive :
Didacticiel

Contrôlez l’accès à vos documents

Il existe trois niveaux de confidentialité pour vos documents. Vous pouvez régler le statut de vos documents en réglant les paramètres de partage sur :

Accès Privé

Par défaut, tout ce que vous créez, synchronisez ou importez dans Google Drive est initialement défini comme privé.

Lorsque vous créez un document privé, vous êtes la seule personne à pouvoir y accéder. Ce mode « Privé » est l’option idéale pour vos documents confidentiels.

Tous les utilisateurs disposant du lien

Le principe est simple : seules les personnes qui possèdent l’URL exacte du document, du fichier ou du dossier peuvent le consulter, puis le modifier.

Cette option convient tout à fait au cas où vous voulez faciliter l’accès à certaines personnes à une information sélectionnée, comme le programme d’un évènement ou la présentation de votre association.

Public

En sélectionnant cette option, vos documents sont accessibles à tous les internautes. Les documents et fichiers publics peuvent apparaître dans les résultats de recherche, et toutes les personnes qui en obtiennent l’adresse Web peuvent y accéder.

En utilisant également l’option « Autoriser tous les utilisateurs à commenter ce document » et/ou « Autoriser tous les utilisateurs à modifier ce document », toutes les personnes qui accèdent au document peuvent également le modifier et y insérer des commentaires.

Cette option est parfaite pour diffuser une actualité, un tract pour promouvoir un évènement de l’association, etc.

Trois niveaux d’accès à vos documents

En plus des statuts de vos documents, vous pouvez également préciser leur niveau d’accès ; comprenez par-là les interventions et actions possibles ou limitées que vous concédez aux internautes.

Google Drive propose trois niveaux d’accès :

Consultation autorisée

Le collaborateur peut voir votre document ; en temps réel, vous êtes informé des personnes qui le consultent.

Modification autorisée

L’internaute peut modifier le contenu du document et collaborer pleinement à ces modifications. Toutes les modifications sont enregistrées et archivées avec le nom de son auteur. Vous avez accès à l’historique très simplement.

Commentaire autorisé

Uniquement pour les feuilles de calcul, présentations et documents texte.

La question de la sécurité de vos données

La question de la sécurité est une question récurrente et importante lorsqu’il s’agit de stocker ses documents – parfois confidentiels – sur Internet.

Aussi, évoquons-la ; nous vous laissons le soin de peser le pour et le contre.

Avantages

Inconvénients

Utiliser Hangouts pour communiquer rapidement avec vos collaborateurs

Google Hangouts est une alternative à Skype pour organiser des réunions virtuelles en ligne et faciliter le travail collaboratif. Cet outil propose notamment les fonctionnalités suivantes :

Ce service est accessible depuis :

Ce qu’il faut retenir

  • Via des logiciels utiles et performants, GOOGLE DRIVE vous offre de nouvelles possibilités de collaborations avec les personnes de vos associations.
  • Rapidité, fiabilité sont les autres attributs de ces outils qui deviendront vite indispensables pour vos activités quotidiennes.
  • Hangouts est un moyen simple et rapide de communiquer avec vos collaborateurs.
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